Pianifica il lavoro con il modello Kanban

Quando si parla di pianificazione del lavoro spesso la si collega a qualcosa di macchinoso e tedioso. Con il metodo Kanban è possibile semplificare la pianificazione e ottimizzare la gestione del flusso di lavoro.

Messo a punto negli anni Settanta da un giovane ingegnere della Toyota, Taiichi Ono, il metodo Kanban si basa sull’utilizzo di due semplici strumenti che possiamo trovare in un qualsiasi ufficio: una lavagna e dei post-it, o cartellini. 

 La lavagna dovrà essere suddivisa in tre colonne in cui verranno segnati rispettivamente:

• Cose da fare
• Lavori in esecuzione
• Lavori terminati

Questo modello permette di conoscere lo stato di avanzamento dei lavori a colpo d’occhio e risulta intuitivo e facilmente adattabile a qualsiasi tipo di attività.

 Seguendo questo modello viene attribuita uguale importanza a tute le fasi del lavoro, dalle attività ancora da intraprendere, a quelle in corso, fino a quelle completate. Quest’ultimo aspetto risulta importante per riuscire a dare un valore al lavoro svolto e permette non solo di valutare a posteriori le proprie azioni, ma rappresenta anche una spinta motivazionale a concludere con energia le attività ancora in corso.

Questo strumento risulta utile anche per tenere sotto controllo il carico di attività e evitare di sovraccaricarsi.  È molto comune, infatti, ritrovarsi con troppe lavori in corso e divenire frustrati perché non si riesce a portare a termine nulla, sprecando tempo e risorse. Seguendo il metodo Kanban si può cercare di porre un limite massimo ai lavori da intraprendere e arginare il problema, tenendo sempre d’occhio il quadro generale.

Il metodo Kanban è applicabile sia al lavoro personale, che a quello di gruppo: nel caso di un lavoro di squadra risulta particolarmente utile per coordinare i compiti assegnati ad ognuno e monitorare l’avanzamento delle attività.

Ad oggi sono disponibili anche strumenti in rete che sostituiscono la  lavagna e post-it. L’utilizzo di tool online risulta molto efficace nei lavori di gruppo, soprattutto se svolti anche da remoto. In questo caso infatti sarebbe complesso tenere aggiornata la lavagna e i post-it, mentre risulta comodo un tool raggiungibile ovunque e sempre aggiornato.